Reestruturando Processos no mundo VUCA

Você já deve ter ouvido falar no conceito do mundo VUCA – volátil, incerto, complexo e ambíguo. Um mundo onde tudo muda com muita rapidez, onde prever cenários se torna cada vez mais difícil.


Ora, se este é o mundo em que vivemos, precisamos nos adaptar e, principalmente, pensar em meios para desatar este emaranhado de incertezas e complexidades, superando expectativas e gerando resultados mais rápidos e melhores.


Dentro de uma empresa isso se traduz numa releitura dos processos existentes, libertando-se da burocracia que não organiza e desafiando cada vez mais a criatividade das equipes para inovação, melhoria continua, maior eficiência e agilidade.

Pois bem, agora a esta complexidade e redesenho dos processos, adicione um ponto fundamental para fazer acontecer: Pessoas.

Sem pessoas não há processos e sem processos estruturados não há pessoas bem direcionadas e engajadas num único propósito, aí cada um trabalha de um jeito, os feudos se fortalecem, os egos inflam e a empresa padece (juntamente com seus colaboradores).

E, não tem jeito, revisar processos, criar novos, eliminar o obsoleto, faz parte deste mundo dinâmico e exigente no qual vivemos hoje. Não podemos mais ter processos engessados, implantados há décadas e usados como muletas na famosa frase “sempre foi assim”.

É preciso criar novas soluções e não só apagar incêndios de forma desordenada. Muitas vezes, e com uma frequência maior, é preciso reestruturar.

Mas, se tem uma palavra que causa desconforto, insegurança e ansiedade nas pessoas é a tal da reestruturação. Quando a pronunciamos todos já pensam “e agora, serei desligado?”

É por isso que cada vez mais se faz necessário engajar a equipe nos acontecimentos do dia a dia e ouvi-la.


Recentemente liderei uma reestruturação de processos numa área de Supply Chain e compartilho com você a estratégia que utilizei, visando causar o menor impacto possível na motivação do pessoal:


  • Entender junto à alta gestão qual o propósito da mudança – entender o porquê;

  • Listar objetivos e metas, ou seja, o que se espera atingir com a reestruturação;

  • Mapear o processo existente;

  • Ouvir todas as pessoas envolvidas no processo, sem exceção, pois – como neste caso houve reestruturação de atividades, me preocupei em alinhar as expectativas de carreira com cada colaborador para direcionar o perfil e interesses às atividades que fizessem mais sentido;

  • Desenhar o novo organograma, com base nos diálogos com os colaboradores;

  • Redefinir o processo, considerando as ideias de melhoria da equipe e da gestão, bem como o valor a ser entregue para os clientes e os resultados almejados;

  • Validar com todos os envolvidos;

  • Colocar em prática e estabelecer métricas para acompanhamento da performance do novo processo;

  • Analisar a efetividade da mudança em 60 dias.


Detalhe, não foi preciso desligar ninguém da equipe. Muito pelo contrário, no modelo que construímos, as pessoas poderão ter muito mais foco e chegar no final do dia com aquela sensação de missão cumprida.


É claro que seria utopia dizer que todos estão satisfeitos com a mudança da estrutura e dos processos, mas acredito que existe um ponto chave que precisa ser muito bem trabalhado, a Expectativa.


Existem dois lados da expectativa:

  1. A expectativa negativa onde a pessoa espera que aconteça sempre o pior, acha que tudo dará errado e já tira conclusões precipitadas;

  2. E a expectativa com aquele olhar positivo – “ok, vamos em frente, faremos o nosso melhor para dar certo”, sabendo que se necessário ajustaremos as velas.

Líder: atenção às pessoas que se encaixam no item 1 – elas precisam de um suporte maior, de transparência na comunicação, de alinhamento preciso dos objetivos e do seu falar e fazer. Não adianta prometer algo que você não poderá cumprir, só para baixar o nível de insegurança destes colaboradores. Ou pior, simplesmente ignorar a insatisfação deste grupo e achar que “eles vão ter que se adaptar e se não quiserem podem ir embora”, porque com esta atitude você perde a credibilidade com 100% do seu time!

É na visão e na Gestão Positiva que devemos focar.


Sendo a gestão exemplo, ela precisa confiar no processo de reestruturação e ter claro que se algo não ocorrer conforme o esperado, revisamos o processo e a nova estrutura, sempre visando o crescimento da empresa, o desenvolvimento dos times, o melhor atendimento ao cliente e, consequentemente, maior lucratividade.

Por que é importantíssimo integrar as pessoas a processos menos burocráticos e mais eficientes? Porque é isso que motiva! Encontrar soluções e inovações para tornar o dia a dia de todos muito mais produtivo, sem aquela sensação de estar girando em voltas sem sair do lugar, é o que faz das micro, pequenas, médias e grandes empresas organizações com maior competitividade no mercado.


Elimine o “sempre foi assim”, o “a gente até tentou uma vez, mas desistimos no meio do caminho”, “pra quê tentar, não vai dar certo”. Erga a cabeça e arregace as mangas. Você não precisa abraçar o todo, faça pequenas mudanças, pequenas adaptações e colha os resultados. Com isso você começa a criar o hábito de olhar continuamente para a melhoria dos processos, deixando a sua empresa cada vez mais preparada para este mundo VUCA.

Um grande abraço!

Luana Vieira

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